HLS-V18969 - Projectsecretaris

Vacature: Projectsecretaris

Referentie: HLS-V18969

Klant / soort bedrijf:
gemeentelijke instelling
Werklocatie:
Rotterdam
Functiecategorie:
Administratief/secretarieel
Functienaam:
Afdelingssecretaresse, Directie secretaresse/management assistent, Office manager
Opleiding:
MBO, HBO
Dienstverband:
Fulltime
Salarisindicatie € / mnd, bruto:
in overleg
Direct solliciteren

Bedrijfsprofiel

Gemeentelijke overheidsinstelling

Beschrijving functie

Doel;
Het zelfstandig uitvoeren van specialistische ondersteunende werkzaamheden op meerdere delen van het vakgebied, om te komen tot een optimale ondersteuning van de werkprocessen in het vakgebied met een doorlooptijd van een korte tot middellange termijn.

Kerntaken:
- voert zelfstandig specialistische ondersteunende werkzaamheden uit op meerdere delen van één van de volgende vakgebieden; Personeel, informatisering, inkoop, communicatie, organisatie, financiën, facilitaire dienstverlening, automatisering, huisvesting, juridische zaken, DIV/DIM en algemene ondersteuning.
- rapporteert bevindingen op basis van interpretatie van gegevens, binnen richtlijnen.
- bepaalt op basis van eigen interpretatie de aanpak, prioriteiten en inhoudelijke samenstelling van de werkzaamheden en brengt indien nodig aanpassingen aan.
- signaleert en beoordeelt afwijkingen en problemen en draagt oplossingen aan.
- verzamelt, verwerkt, verstrekt, beoordeelt en interpreteert informatie.
- registreert, archiveert en beheert dossiers, documenten en data.
- bewaakt de procedurele uitvoering van gemaakte afspraken.
- maakt gebruik van standaard werkmethoden en technieken.
- doet binnen de speelruimte van het eigen vakgebied verbetervoorstellen.

Knock out criteria;
- Per direct beschikbaar
- minimaal 36 uur per week
- geen verlof toekenning de eerste 3 maanden
- minimaal een MBO diploma
- ervaring met het opstellen van een projectplan conform RSPW systeem
- aanvullende training GREX
- aanvullende training SAP
- beheersing gebruik Excel
- minimaal 3 jaar ervaring projectsecretaris
- minimaal 2 jaar ervaring personeelsadministratie
- ervaring met orderverwerking
- ervaring verwerken van offertes
- ervaring met het aanmaken van inkoopordernummers
- ervaring agendabeheer
- systeemkennis; Corsa (voor bestuurlijke stukken), Oracle, Cognos, Planon en Grobis.